Pengelolaan Perbekalan Farmasi (2)
5.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah proses jeda sementara antara penerimaan
dan distribusi berikutnya, dimana penyimpanan sebenarnya adalah pengaman
kebutuhan distribusi, dalam proses penyimpanan harus dipastikan dulu keberadaan
tempat penyimpanan, setelah ada tempat penyimpanan barulah kemudian tempat itu
dibuat sedemikian rupa sehingga tempat itu dapat menjamin kualitas, mutu dan
keamanan perbekalan farmasi sesuai dengan syarat farmasi maupun masing-masing
perbekalan farmasi
Menjamin mutu berarti ada syarat yang diberlakukan untuk
mempertahankan mutu tersebut, dimana tempat penyimpanan harus mempunyai persyaratan
stabilitas, seperti terhindar dari cahaya matahari, cahaya lampu, kelembapan,
suhu, dan jenis perbekalan farmasi, dan persyaratan keamanan adalah bebas dari
binatang pengerat, resiko kehilangan dan kesurasakan
Dalam penyimpanan harus diperhatikan antara lain :
a.
Perbekalan farmasi diberi label
penanda khususnya obat, bahan obat dan bahan kimia obat, secara jelas terbaca,
dan ada tanggal kemasan awal dibuka dan kapan masa berakhir aktifitasnya
(beyond use date)
b.
Elektrolit konsetrasi tinggi
disimpan difarmasi dan ruang perawatan khusus saja dengan disertai catatan atau
peringatan khusus.
c.
Elektrolit konsetrasi tinggi yang disimpan
di ruang perawatan selain diberi label diberi tanda dan pengaman khusus serta
diawasi dan dibatasi (restriced) baik akses maupun pengambilan, disini
dimaksudkan untuk mencegah peñatalaksanaan yang kurang hati-hati
d.
Perbekalan farmasi yang dibawa oleh
pasien dari lingkungan luar rumah sakit harus diidentifikasi, dicatat, dan
dikonsultasikan dengan dokter penanggung jawab pasien, bila perlu dan demi keamanan
perbekalan farmasi yang dibawa pasien dan rumah sakit punya persediaannya, maka
diganti dengan perbekalan farmasi dari rumah sakit, tetapi itu perlu kebijakan
tersendiri
e.
Tempat penyimpanan obat tidak
dipergunakan menyimpan sesuatu yang lain selain perbekalan farmasi, bila perlu
pisahkan antara obat, bahan obat, alat kesehatan, dan jangan simpan bersamaan dengan
sesuatu yang mudah atau dapat saling mengkontaminasi.
Dalam PERMENKES No 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit disebutkan bahwa :
a.
Bahan yang mudah terbakar dan dapat menimbulkan
kebakaran diberi label dan ditempatkan terpisah atau tersendiri dan atau
disimpan pada tempat yang tidak mudah terbakar dan diberi tanda atau stiker
khusus bahan berbahaya mudah terbakar.
b.
Gas medis bila masih menggunakan
tabung maka diletakkan dalam posisi berdiri (ujung tempat saluran gas berada
diatas), terikat (supaya tidak mudah jatuh menimpa barang sekitarnya, ataupun
bocor) kemudian diberi tanda untuk menghindari kesalahan pengambilan gas medis
(contoh tabung berwarna putih untuk oksigen dan diberi tulisan pada badan tabung
tulisan oksigen), tabung kosong dipisahkan dengan tabung yang masih isi gas, penyimpanan
di ruangan diberi penutup demi keselamatan
Pada proses penyimpanan harus dilakukan metode FIFO ( First In
First Out ) atau perbekalan farmasi yang diterima pertama maka didistribusikan
yang pertama pula sehingga, terhindar dari penyimpanan barang yang terlalu lama
disimpan, ataupun dengan metode FEFO ( First Expire First Out ) atau perbekalan
farmasi yang mempunyai tanggal kadaluwarsa pendek digunakan lebih dahulu disbanding
dengan perbekalan farmasi yang mempunyai tanggal kawaluwarsa panjang atau lama.
Hindarkan penyimpanan produk yang mempunyai kemiripan atau
kesamanaan atau bahkan sama dalam nama obat, penyebutan serta kemasan, kita
mungkin yang di lingkungan rumah sakit sudah familiar dengan LASA (Look Alike
Sound Alike) atau NORUM (Nama Obat, Rupa dan Ucapan Mirip), untuk menghidarkan
dari kesalahan penyiapan dan pengambilan maka dibuat cara sedemikian rupa
seperti:
a.
Memberikan stiker peringatan LASA
atau NORUM
b.
Meletakkan perbekalan yang mempunyai
LASA atau NORUM tidak bersebelahan, melainkan diberi sela atau jeda atau
dibedakan dalam rak atau almari yang berbeda pula
c.
Diberi peringatan untuk chek
berulang dan pemastian penyiapan atau pengambilan perbekalan
d.
Buat daftar perbekalan farmasi yang
masuk dalam katagori LASA atau NORUM dan sosialisasikan berulang
Pada proses penyimpanan ada juga penyimpanan perbekalan
emergency di ruang perawatan maupun di unit penunjang, dimana perbekalan
emergency ditetapkan dengan cara diidentifikasi tentang kedaruratan di suatu
unit tertentu, karena emergency di suatu unit belum tentu sama dengan
kedaruratan di unit lain, setelah itu disepakati apa saja perbekalannya barulah
ditetapkan oleh manajemen dan bila perlu dengan surat keputusan direktur untuk masing-masing
unit, sosialisasikan dan perbekalan emergency ditempatkan di tempat yang mudah
diakses akan tetapi terjamin keamanannya dengan cara diberi kunci sagel
pengaman yang diberi nomor seri untuk kemudian bila sewaktu-waktu digunakan (misal
bila ada kode biru atau code blue) maka mudah diakses dengan memotong kunci
segelnya
Pengelolaan penyimpanan perbekalan emergency harus menjamin
a.
Jumlah dan jenis obat, sesuai dengan
daftar obat emergency yang disepakati dan telah ditetapkan oleh manajemen
b.
Tidak boleh bercampur antara obat
emergency dengan persediaan obat lainnya, misal obat rutin pasien, obat
persediaan ruangan (bila ada), dan sebagainya
c.
Bila sudah dilakukan untuk keperluan
tindakan emergency maka segera dilakukan mekanisme penggantian, contoh
mekanisme penggantian adalah, petugas farmasi unit atau perawat setelah
menggunakan obat emergency maka lapor ke farmasi pusat atau farmasi depo atau
farmasi inti, untuk kemudian oleh farmasi pusat maka disiapkan perbekalan
sesuai laporan, dibawa ke unit yang menggunakan proses ganti perbekalan
dilakukan, dan semua dilakukan dengan dicatat atau didokumentasikan
d.
Dilakukan pengecekan secara berkala
dengan kurun waktu yang telah ditentukan, misalnya bila dilakukan pengecekan
bersamaan dengan stok opname, atau dilakukan sebulan sekali, dan sebagainya
e.
Tidak berlaku untuk saling
dipinjamkan antara satu unit dengan unit lain, atau untuk kebutuhan diluar
emergency
Penyimpanan perbekalan farmasi seperti perbekalan narkotik
dan psikotropik dibuat atau disimpan dalam almari khusus, terpisah dengan
perbekalan farmasi lain, almari terbuat dari bahan yang kuat, almari menempel
pada lantai atau tembok, almari tidak mudah dipindah-pindahkan, terdiri dari
dua pintu bersusun dan masing-masing pintu dilengkapi dengan kunci,
6.
Pendistribusian
Distribusi adalah proses penyaluran perbekalan farmasi dari
tempat penyimpanan ke pasien atau melalui penyimpanan di unit terlebih dahulu,
rumah sakit harus punya sytem penyaluran atau distribusi ini, dimana system
dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
a.
Persediaan lengkap atau floor stock,
artinya unit yang akan menggunakan perbekalan farmasi diberikan akses yang luas
untuk menggunakan sesuai kebutuhan dan atau keperluan, atau biasanya floor
stock digunakan pada unit-unit non perawatan akan tetapi unit penunjang medis
seperti, kamar bedah, ruang gawat darurat, ruang bersalin, laboratorium,
hemodialisa, ruang tindakan di poli rawat jalan, radiologi dan sebagainya.
Sebaiknya dalam system floor stock diterapkan peraturan
sebagai beikut :
-
Distribusi dilakukan dan atau
sepengetahuan instalasi farmasi, dengan cara melaporkan perputaran stok, dengan
mencatat berapa sisa stok, berapa pemasukan, berapa penggunaan.
-
Persediaan floor stock sudah
diperhitungkan dalam hal jenis, jumlah dan penempatan penyimpanan serta
kemudahan akses dan pengawasan.
-
Dalam hal tidak ada petugas farmasi yang
mengelolanya maka harus ada pendelegasian tugas ataupun pelimpahan tugas
wewenang dan tanggungjawab pengelolaan dari farmasi kepada petugas unit yang
ditetapkan
-
Setiap hari dilakukan timbang terima
dari ruangan kepada farmasi, disertai laporan dan jumlah penggantian, serta
catatan dokumentasi penggunaan perbekalan farmasi.
-
Farmasi khususnya apoteker harus
menyediakan informasi ataupun peringatan secukupnya, bila terjadi adanya
sesuatu pada perbekalan farmasi yang disediakan dalam floor stok, khususnya
interaksi obat
b.
System resep perorangan, system ini
banyak dilakukan pada pelayanan farmasi poli rawat jalan, dimana setiap pasien
berkunjung ke dokter di poliklinik rawat jalan mendapatkan resep dan obat yang
diberikan diberikan sesuai dengan jumlah yang tertera di resep
Kalaupun metode pemberian obat sesuai resep perorangan maka harus
bekerja sama dengan bagian perawat bangsal untuk membagi sesuai dengan waktu
yang ditentukan oleh DPJP, ataupun secara konvensional (sudah jarang ataupun
tidak lagi dilakukan) maka obat diberikan kepada pasien dalam bentuk persediaan
sesuai satu resep dan diserahkan kepada pasien untuk kemudian pasien mengatur
sendiri.
c.
Syatem unit dosage, system yang kita
kenal dengan UDD ini adalah pendistribusian perbekalan farmasi khususnya obat
diberikan pada pasien sesuai dengan unit sekali konsumsi atau sekali
penggunaan, sehingga resep yang diterima farmasi dalam bentuk resep kemudian
diberlakukan dengan memecah distribusinya beberapa kali pemberian dalam sehari,
misal obat A diberikan dalam 3 kali sehari 1 tablet, maka obat A akan diberikan
setiap 8 jam setiap pemberiannya, ataupun bila 2 kali sehari 1 tablet maka obat
tersebut diberikan setiap 12 jam
d.
System kombinasi, system kombinasi
yang ada saat ini yang sering ditemukan di rumah sakit adalah kombinasi antara
floor stock di unit penunjang medis dan UDD (Uni Dosage Dispensing) untuk
bangsal perawatan atau bagian medis, sedangkan sytem resep perorangan sekarang
mulai sedikit demi sedikit ditinggalkan, dan hanya dilakukan pada poliklinik
rawat jalan.
to be continued......
Tidak ada komentar:
Posting Komentar