Pemilihan, perencanaan, pengadaan dan penerimaan obat farmasi

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Pemilihan, perencanaan, pengadaan dan penerimaan farmasi

Pengelolaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam PERMENKES No 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit disebutkan sebagai berikut : 

      1.      Pemilihan

Pemilihan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan perbekalan farmasi, baik obat, alat kesehatan maupun bahan medis yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit, proses pelaksanaan sediaan perbekalan farmasi ini dapat didasarkan kepada beberapa hal seperti :

a.       Formularium rumah sakit (daftar perbekalan farmasi yang diberlakukan di rumah sakit), dan atau clinical pathway ( standar pengobatan atau pedoman diagnose dan pemberian terapi )

b.      Standar perbekalan farmasi yang telah ditetapkan, penetapan ini dapat bersumber dari internal maupun eksternal seperti ditetapkannya oleh pemerintah perbekalan farmasi seperti perbekalan untuk pasien BPJS, ditetapkannya oleh manajemen internal seperti yayasan, direktur ataupun perkumpulan atau sudah mengikat kerja sama dengan pihak lain untuk pemenuhan kebutuhan rumah sakit, dsb,

c.       Pola penyakit, kebiasaan pasien atau berkembangnya suatu penyakit pada daerah sekitar rumah sakit atau memang kejadian luar biasa di kawasan tertentu, baik sesaat seperti muntaber, keracunan dan sebagainya, daerah atau lingkungan yang mempengaruhi seperti daerah hutan semak yang banyak binatang liar, tepi danau sehingga banyak nyamuk, ataupun jangka waktu yang berulang seperti misalnya malaria, DB dan sebagainya

d.      Efektifitas dan keamanan, ini dapat diambil melihat daerah kawasan rumah sakit seperti pabrik yang dekat, distributor yang mudah dan baik dalam pelayanan, memberikan jaminan keamanan baik perbekalan farmasi yang diproduksi maupun proses pendistribusiannya

e.       Pengobatan berbasis bukti, ini perlu penggalian dan pengumpulan informasi tentang perbekalan farmasi yang beredar, dan informasi ini dapat diambil atau didapat dari masukan para tenaga kesehatan khususnya apoteker klinis dilapangan, sehingga dapat memberikan masukan untuk memilih perbekalan farmasi yang terbukti memberikan efek terapi yang baik

f.       Mutu, dalam hal ini, mutu didasarkan pada hasil produksi dari pabrikan termasuk dalam hal kemudahan dalam menjaga mutu disaat perbekalan farmasi ini sudah melewati proses penerimaan atau pada saat proses penyimpanan hingga distribusi dan pemberian ke pasien,

g.      Harga, harga adalah paling banyak dipermasalahkan dalam proses pemilihan perbekalan farmasi, karena harga paling mudah dilihat dan dirasakan saat itu juga oleh pelaksana staf farmasi maupun oleh pasien, staf farmasi akan lebih banyak membandingkan harga bahkan akhir-akhir ini masyarakat atau pasien sebagian besar sudah memahami tentang harga obat

h.      Ketersediaan di pasaran, bila dikaitkan dengan ketersediaan maka staf farmasi berhitung dengan waktu dan stok yang ada, bila ketersediaan stok nasional didapatkan informasi tinggal sedikit maka bisa jadi staf farmasi akan memilih sediaan sedikit berlebih, seperti pada saat akan libur panjang tahun baru, hari raya idul fitri dan atau natal

      2.      Perencanaan

Proses perencanaan adalah proses menentukan atau menetapkan item perbekalan farmasi serta jumlah perbekalan farmasi yang akan diadakan, termasuk juga waktu untuk pengulangan proses pengadaan kembali, missal sebulan sekali pengadaan, seminggu sekali pengadaan, atau bahkan pengadaan saat itu juga bila diperlukan, dalam perencanaan juga dipertimbangkan :

a.       Anggaran yang tersedia, dalam merencanakan anggaran biasanya staf farmasi melibatkan bagian keuangan, dan farmasi menetapkan item dan jumlah anggaran dalam kurun waktu tertentu, ataupun dengan cara anggaran ditetapkan terlebih dahulu baru kemudian dibelanjakan sesuai kebutuhan, dan cara terakhir ini yang sering dan banyak digunakan oleh beberapa rumah sakit.

b.      Penetapan prioritas, banyak teori untuk memperhitungkan dan memprioritaskan perbekalan farmasi mana saja yang direncanakan untuk diadakan, diantara teori yang ada adalah toeri VEN ( Vital, Essensial dan Non Essensial ) serta ABC ( Analisis Better Control ).

c.       Sisa persediaan, dalam merencanakan pembelian diperhitungkan sisa sediaan, bila masih banyak maka bisa jadi pengadaan sedikit ataupun tidak perlu mengadakan dan sebaliknya bila persediaan tinggal sedikit maka diadakan ulang, bahkan bila persediaan sudah habis di gudang persediaan maka segera direncanakan untuk sesegera mungkin dilakukan pengadaan

d.      Data pemakaian periode yang lalu, ini diperlukan untuk antisipasi pengulangan pola penyakit yang dimungkinkan masih sama, sehingga direncanakan untuk mengadakan perbekalan yang sama

e.       Waktu tunggu pemesanan, waktu tunggu pemesanan untuk daerah perkotaan mungkin tidaklah menjadi masalah, ini menjadi masalah bila keberadaan rumah sakit sangatlah jauh dari perkotaan atau jauh dari distributor obat, dimana perbekalan farmasi perlu berhari-hari baru diterima, sehingga perlu perhitungan waktu yang memungkinkan perbekalan farmasi tepat waktu dalam penerimaan

f.       Rencana pengembangan, pengembangan ini diperlukan bila pelayanan rumah sakit bertambah, misal penambahan tempat tidur pasien atau bangsal, penambahan unit pelayanan atau penunjang, adanya pengembangan pelayanan misal dari spesialistik dasar menjadi bertambah dengan adanya sub spesialistik, dan sebagainya.

   

       3.      Pengadaan

Pengadaan adalah proses realisasi dari pemilihan dan perencanaan, dimana disini staf farmasi pengadaan berkomunikasi dengan distributor, dimana staf farmasi memberikan data item dan jumlah perbekalan farmasi untuk dipenuhi berupa surat pesanan dan distributor menyiapkan dan mengirimkan pesanan disertai faktur pembelian.

Dalam proses pengadaan yang efektif maka harus dapat menjamin adanya jaminan ketersediaan, jaminan keterpenuhinya jumlah, jaminan pengantaran tepat waktu serta jaminan tentang kestabilan harga yang dapat dijangkau dan yang paling penting jaminan mutu dan kualitas perbekalan farmasi yang didapatkan rumah sakit

Proses pengadaan ada beberapa metode yaitu

a.       Hibah, hibah atau bantuan adalah proses mendapatkan perbekalan farmasi secara percuma, dimana rumah sakit tidak perlu memberikan surat pesanan, ataupun tidak perlu mengeluarkan biaya, akan tetapi tetap dan perlu dibuat berita acara serah terima dan pemantauan stok penggunaan dan pendistribusian di lingkungan rumah sakit.

b.      Kontrak, dimana distributor (pabrikan) mengikat kerjasama dengan rumah sakit untuk penyediaan dan pendistribusian perbekalan farmasi, rumah sakit dan distributor sudah menetapkan item, jumlah dan harga serta waktu yang telah disepakati.

c.       Pembelian langsung, rumah sakit tidak mengikat kerjasama secara formal dalam bentuk kerjasama pengadaan, akan tetapi hanya kerjasama pengadaan perdagangan

Dalam hal kontrak dan pembelian langsung, rumah sakit tetap perlu membuat lembar kerjasama dimana dalam lembar kerjasama tersebut dituangkan adanya jaminan dari distributor untuk menjamin mutu, kualitas serta ketersediaan stok, sehingga rumah sakit terhindar dari produk yang sub standar, seperti diantaranya rumah sakit perlu menanyakan MSDS, sertifikat analisis didalam perbekalan diperiksa adanya nomor produksi, tanggal kadaluwarsa, segel pengamanan perbekalan serta beberapa perbekalan disesuaikan dengan CDOB

Untuk beberapa perbekalan farmasi yang sediaannya ternyata perlu suatu proses tertentu atau adanya pengemasan ulang maka didalam instalasi farmasi ada bagian produksi dan pengemasan kembali, seperti misalnya produksi pelumkat, solutio lugoli, KMnO4, levertran ataupun pengemasan kembali seperti alcohol 70% 100cc, betadin 100cc dan sebagainya

       4.      Penerimaan

Proses penerimaan sangatlah singkat, akan tetapi disinilah proses awal perbekalan farmasi masuk dalam lingkungan rumah sakit, untuk itu perlu pemeriksaan diawal penerimaan ini seperti :

a.       Item perbekalan farmasi yang dimaksud (nama perbekalan)

b.      Jumlah tiap item perbekalan farmasi (dalam satuan khusus atau besar seperti box)

c.       Jenis perbekelan farmasi (tablet, syrup, injeksi dsb)

d.      Jenis pengadaan (e-catalog, kontrak, beli langsung, dsb)

e.       Harga dan discount ( dilihat sesuai kesepakatan )

f.       Nomor produksi

g.      Segel kemasan

h.      Tanggal kadaluwarsa

i.        Test kebocoran atau kerusakan ( di sampling missal untuk botol syrup dibalik, kemasan diteliti dari kerusakan, box infuse yang robek dibuka dilihat bagian dalamnya, dan sebaginya)

Setelah semua sudah diteliti dengan seksama dan sudah dianggap sesuai dengan criteria yang kita inginkan, barulah berikan tanda terima atau penandatanganan faktur serta cap penerimaan rumah sakit di bagian penerimaan.

Terkati dengan perbekalan farmasi yang kita tolak karena sesuatu hal diatas maka dibuatkan berita acara atau catatan pengantar penolakan perbekalan farmasi karena sesuai item-item diatas tadi dan sertakan kepada pengirim dan satu copy untuk dokumentasi bagian penerimaan atau dokumentasi untuk installasi farmasi.

to be continued.........